業務改善ツールが、現場で使われないとき

見直す5つの観点

担当者

誰が入力し、誰が確認するかが決まっていない。確かめる問い入力・確認・修正の担当を、名前で言えますか。

入力の手間

紙やExcelにも同じ内容を書き、二重の作業になっている。確かめる問い一件の入力に、何分・何画面かかっていますか。

例外

想定外の場面で止まり、そのたびに手作業へ戻る。確かめる問い最近、ツールを使わずに処理した場面はどれですか。

権限

直せる人が一人しかいない。見せたくない情報まで見える。確かめる問い見る人・直す人・承認する人は分かれていますか。

評価方法

使われているかどうかを、誰も確かめていない。確かめる問い何が変われば「使われている」と判断しますか。

設定を直す、つなぐ、作り直す。どう選ぶ？

使われない理由によって、最初の一手は変わります。次の3つは判断の目安です。製品の仕様と実際の作業を確かめてから選びます。

運用・設定を直す

入力担当が決まらない、同じ情報を何度も求める、承認者の不在で止まる。まず担当・必須項目・代わりの承認者を、今の機能で変えられるか確認します。最初に試すこと一つの業務で手順をそろえ、入力する人と確認する人の両方で試す。手順の整理には無料の手順書メーカーを使えます。

既存サービスをつなぐ

転記や通知だけが手作業なら、標準の連携機能、CSV入出力、公式APIの順に対応可否を確認します。利用プラン・権限・費用に加え、重複や接続停止の扱いも確かめます。具体例から考える問い合わせ受付の転記・通知を整理するでは、標準機能で済む場合と、連携や例外の設計が必要な場合を分けています。

作り直し・乗換を検討

必要な権限や例外処理を、今の製品の設定・連携では満たせない場合。追加開発、別製品、手作業を残す案を、移行・教育・維持費も含めて比べます。契約の前に確かめること一つの業務と架空データで、通常時だけでなく例外時も試す。機能の多さだけで乗換先を決めません。

榮健伸が、今の画面と作業の流れを伺い、既存機能で直す部分と、実装が必要な部分を分けて提案します。初回は「使っているツール名」と「止まる場面」だけで構いません。

今のツールを活かせるか相談する（初回無料）

見直しの手順

1. 1観察する実際に入力する場面を、隣で見せてもらいます。
2. 2止まる場所を選ぶ5つの観点で、手戻りが最も多い一か所を選びます。
3. 3一つ直して試す設定や入力項目を一つ変え、期間を決めて使ってもらいます。
4. 4手順と担当を決める変えた内容を手順書にし、更新する人を決めます。
5. 5評価する最初に決めた条件で、変わったかを確かめます。

架空の例：店舗と事務

以下はよくある状況をもとにした架空の例です。実在の顧客事例ではありません。

見直しの前後は、同じ業務・同じ期間の長さで比べ、対象件数も記録します。たとえば上の店舗例なら「1件あたりの入力時間」と「対象日のうち未入力だった日」を別々に確認します。繁忙期や担当変更が重なった場合は、その違いも残し、ツールの効果だけと決めつけません。

相談の前に、整理しておく3つの問い

1. いま、誰が困っていますか。入力する人、確認する人、数字を使う人。困っている人を具体的に。
2. どこで、仕事が止まりますか。入力・確認・報告・承認など、止まる場面を一つ。
3. 変わったと判断する条件は何ですか。時間、誤り、未入力の数など、確かめられる言葉で。

答えがまとまっていなくても大丈夫です。相談の中で一緒に整理します。